El Microsoft Office 2003 en català

21 d'octubre de 2003

21/10/2003, autors Xavi Caballé, Marc Belzunces, i Jordi Mas

Introducció

El 21 d’octubre Microsoft va presentar el Microsoft Office 2003 amb un preu recomanat de 660 euros de PVP, així com la disponibilitat del paquet d’idioma català. Aquest pedaç està englobat en l’acord que manté amb el Govern de la Generalitat de Catalunya per a l’adaptació del Windows XP i el Microsoft Office al català. Aquesta iniciativa s’emmarca dins del projecte Administració Oberta de Catalunya, on el Govern català ha fet una importantíssima inversió en tecnologies de Microsoft.

És el primer cop que la versió en català d’un producte de Microsoft ha aparegut simultàniament amb la versió en espanyol, i això sense cap mena de dubte, és un fet d’agrair, ja que tradicionalment les versions de productes de Microsoft en català havien aparegut com a mínim mig any després que en la resta de llengües.

Podeu descarregar el pedaç que tradueix des del lloc web de Microsoft o des del lloc de Softcatalà. El pedaç és gratuït per a tots els usuaris que tinguin una llicència d’Office 2003 en un altre llengua i pesa aproxidament 10Mb.

La tecnologia de paquets d’idioma de Microsoft

La tecnologia MUI (multilanguage user interface), que és la que fa possible el paquet d’idioma català, va ser desenvolupada originalment en resposta a la demanda de grans corporacions multinacionals que demanaven tenir un sol Windows 2000, però que permetés que els usuaris de diferents països poguessin tenir la interfície d’usuari en la seva llengua. Microsoft va crear un CD-ROM addicional per a la gamma més alta de Windows 2000, només disponible per a empreses, que permetia instal·lar una llengua diferent per a cada usuari. Els que esteu acostumats a treballar amb sistemes Unix ja coneixeu que aquesta possibilitat d’escollir idioma per cada usuari és present en aquest sistema operatiu des de fa molts anys.

Més endavant es va pensar que aquest sistema es podria utilizar per a llengües minoritàries i de mercats petits, llavors es va crear la tecnologia LIP (language interface paquet) que és l’utilitzada en el paquet d’idioma català. El disseny dels paquets d’idioma LIP fa possible continuar usant el paquet, fins i tot, si la versió de programari s’actualiza i no ha patit gaires canvis.

El paquet d’idioma permet catalanitzar una instal·lació prèvia de Microsoft Office, és a dir, primer hem d’instal·lar la versió d’Office en un altre llengua i després a sobre afegir-hi el paquet d’idioma català. En les proves que hem fet em pogut aplicar el pedaç sobre una versió americana sense cap mena de problema i obtenint els mateixos resultats que a l’aplicar-lo sobre la versió per a Espanya. És de suposar, doncs, que el pedaç es podrà aplicar sobre qualsevol versió de l’Office 2003.

El Microsoft Office 2003

La majoria dels usuaris fan servir els ordinadors personals per allò que s’ha anomenat “l’ofimàtica”. Es tracta d’un terme força ambigu, però que vol descriure les diverses feines habituals dins d’un entorn d’oficina, on es fa servir la informàtica per a l’edició de tota mena de documents, la realització d’operacions numèriques bàsiques, la gestió de bases de dades relacionals d’una complexitat baixa o mitjana, etc.

Inicialment, els diversos fabricants de programari van optar per fer aplicacions independents per a cada situació. D’altres van fer un pas més enllà i van crear una categoria de programes, avui gairebé extingida, anomenada “Paquets integrats” (per exemple, el Lotus Symphony, Framework d’Ashon-Tate, les primeres versions de l’StarOffice per citar només tres dels exemples més coneguts).

D’altres fabricants van optar per crear les suites ofimàtiques. Són diversos productes independents, comercialitzats de manera conjunta i que ofereixen un cert grau d’homogeneïtat, amb interfícies d’usuari més o menys equivalents i facilitats per al compartiment de fitxers d’una aplicació a l’altra. Entre aquestes suites hi trobem l’SmartSuite de Lotus, el WordPerfect Office, l’OpenOffice.org i, evidentment, el Microsoft Office.

Captura de pantalla del Microsoft Office 2003 en català

Què podem trobar dins del Microsoft Office

A l’Office hi podem trobar els següents programes:

Microsoft Word, per a l’edició de textos
Microsoft Excel, full de càlcul
Microsoft Outlook, agenda, correu electrònic i organitzador personal
Microsoft PowerPoint, per a les presentacions
Microsoft Access, base de dades personal
Microsoft FrontPage, creació i gestió de seus web
Microsoft OneNote, aplicació per a la gestió de notes especialment pensada per a ser utilitzada amb els Tablet PC.
Microsoft Publisher, sistema d’autoedició.
Microsoft InfoPath, per a la gestió del treball en grup

Hi ha un parell de productes addicionals:

Microsoft Project, per a la gestió de projectes
Microsoft Visio, per a l’edició de diagrames tècnics

que no formen part de cap edició de l’Office i han de ser adquirits per separat. No obstant, tot i així, Microsoft els considera parts integrants de l’Office ja que respecten la mateixa interfície d’usuari i faciliten l’intercanvi d’informació amb les altres aplicacions de l’Office.

Les diverses edicions

L’Office 2003 es distribueix en vàries edicions, que es diferencien pels programes inclosos:

Microsoft Office 2003, edició per a estudiants i professors. Inclou: Word, Excel, Outlook i PowerPoint.
Microsoft Office 2003, edició estàndard. Inclou: Word, Excel, Outlook i PowerPoint.
Microsoft Office 2003, edició PIME. Inclou: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher.
Microsoft Office 2003, edició Professional. Inclou: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, Publisher.

Un altre mecanisme habitual de distribució de l’Office es que vingui preinstal·lat amb un ordinador nou. En aquest cas, també hi ha diverses edicions:

Microsoft Office 2003, edició bàsica. Inclou: Word, Excel i Outlook.
Microsoft Office 2003, edició PIME. Inclou: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher.
Microsoft Office 2003, edició Professional. Inclou: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, Publisher.

Finalment, les empreses també disposaran de l’opció d’adquirir llicències corporatives. Així, al llicenciar l’edició Professional d’aquesta manera, també s’obtindrà la llicència d’ús d’InfoPath 2003.

El Microsoft Office 2003 no és per a tothom

La primera característica de la nova versió del Microsoft Office és que no tothom disposarà de la capacitat per poder executar-lo. A diferència de les versions anteriors del producte, Office 2003 no funcionarà als ordinadors que facin servir les versions de Windows que Microsoft considera com a obsoletes. De fet, només funcionarà als ordinadors que facin servir Windows 2000, Windows XP i Windows 2003 Server.

Els usuaris de Windows NT, Windows ME, Windows 98 i Windows 95 hauran d’escollir entre continuar una versió anterior de l’Office o fer l’actualització del sistema operatiu.

Una altra característica que cal destacar d’aquest Office són els recursos de maquinari que demana. Microsoft parla d’una configuració mínima d’un ordinador amb processador Pentium III, un mínim de 128 MB de memòria RAM i un espai lliure de disc que oscil·la entre els 250 MB i els 500 MB. Si bé qualsevol ordinador adquirit durant els últims dos anys segurament satisfà amb escreix aquests requeriments, serà difícil que màquines amb més antiguitat disposin de la capacitat per executar l’Office 2003 d’una manera mínimament eficient.

Diem això, ja que ens ha vingut al cap els discursos de Microsoft de fa només un parell d’anys, on insistia en els seus objectius d’alleugerir les aplicacions per tal de permetre una execució més ràpida, evitant la utilització de mòduls no necessaris. Fins i tot es va arribar a parlar de pagar únicament pels mòduls (funcions) que realment es fessin servir. Al final aquest discurs s’ha limitat a únicament ocultar l’existència de determinades opcions als menús de les diferents aplicacions.

El principi 80/20

Ja fa anys, en l’època de les primeres versions de l’Office, crec que va ser Jerry Pournelle al seu recordat Chaos Manor de la revista ‘Byte’, va definir aquests paquets com les aplicacions 80/20: el vuitanta per cent dels usuaris fa servir el vint per cent de les prestacions. Aquest principi vol mostrar que les aplicacions informàtiques actuals sovint estan sobrecarregades de funcions d’un ús força infreqüent i que la majoria dels usuaris mai no les fa servir. Aquesta abundància de funcions extres té un preu important: els recursos de maquinari necessaris i el grau de complexitat que afegeix a les aplicacions.

De fet, ja fa temps que es fa difícil, alhora de parlar d’una nova versió de l’Office de dir alguna prestació nova que sigui especialment significativa pels usuaris habituals del producte. Les necessitats bàsiques ja estan prou cobertes, com a mínim, des de l’Office 97 o l’Office 2000. Les millores de les versions posteriors se centren bàsicament en tasques accessòries que faciliten la feina a l’usuari i una capacitat més gran pel tractament de les dades.

Novetats de la versió de l’Office 2003

Per tant, no és fàcil indicar les novetats d’aquesta versió i quina incidència tindran sobre la feina del dia a dia amb els diversos productes integrats dins d’Office. No obstant intentaré explicar quines són les novetats que Microsoft presenta respecte les versions anteriors:

Major suport de l’XML. Malgrat que Microsoft fa molts anys que parla d’XML com un component bàsic de l’Office, en aquesta versió possiblement és la primera on el format XML pot considerar-se com una alternativa seriosa als formats nadius, sense perdre cap de les funcions. Les principals aplicacions de l’Office (Word, Excel i Access) poden treballar directament amb els documents en format XML, amb esquemes definibles per l’usuari. Aquest format serà, a priori, el mètode preferit per a l’intercanvi d’informació entre usuaris d’Office amb usuaris d’altres plataformes.
Smart Tags i Pannells de tasques programables. Els Smart Tags són dades o accions associades a determinades informacions introduïdes per l’usuari, pensades per a la realització de determinades operacions a partir d’allò que facilita l’usuari mentre fa servir el programa.
Els Pannells de tasques programables són extensions de l’Office per treballar directament amb el document o les dades que està utilitzant l’usuari, en funció del seu contingut.

Tant els Smart Tags com els Pannells de tasques programables es basen en la utilització de l’XML per a la definició de les operacions.
Treball en grup. Tots els mecanismes de treball en grup, per tal que diverses persones treballin simultàniament en un projecte, han estat totalment revisats a l’Office 2003. Amb una aplicació nova, Microsoft InfoPath, Office 2003 facilita als usuaris d’un grup un entorn de treball comú per treballar amb els documents comuns, un sistema de missatgeria instantània, el compartiment de les dades d’agenda i calendari i la gestió del control d’accés a la informació en funció dels perfils de l’usuari. Aquest control d’accés està basat en una tecnologia de Microsoft, anomenada IRM (Information Rights Management), que permet controlar qui pot accedir als documents, tant des de l’aplicació corresponent de l’Office com per enviar els documents per correu electrònic. A més, permet signar digitalment el contingut per tal de protegir la propietat intel·lectual, impedint la impressió no autoritzada, per exemple.
Outlook 2003. Aquesta aplicació, que és la combinació d’un sistema de calendari, un organitzador personal i una aplicació de correu electrònic, ha estat totalment modificada, amb una nova interfície d’usuari basada en la utilització de diversos pannells per a la presentació de la relació de carpetes, el contingut de la carpeta actual i la previsualització del contingut dels missatges. Aquests canvis en la interfície afecten, també, tant al sistema de calendari i a l’organitzador personal.
Una altra característica que agrairan els usuaris de l’Outlook és la inclusió d’un sistema per a la identificació i separació del correu brossa. Aquest sistema es basa en la utilització de llistes blanques (gestionables directament per l’usuari) i llistes negres (actualitzades per Microsoft) per tal de separar el correu legítim del correu comercial no sol·licitat.

Dissortadament aquest sistema d’identificació del correu brossa no està basat en la utilització de filtres bayesians, que són els que s’han demostrat com a més fiables per tal d’identificar la brossa dins el correu.

Finalment, indicar que l’Outlook 2003 pot accedir als servidors Exchange a través d’una connexió directa, com fins ara, o bé a través d’una sessió HTTP. Això facilitarà als usuaris remots i als usuaris mòbils l’accés al servidor corporatiu des de qualsevol lloc de manera virtual.

Consideracions de privadesa i seguretat

Les aplicacions incloses dins de l’Office tenen una certa tendència a no respectar la privadesa dels usuaris. Podem recordar, per exemple, com gràcies a l’existència de metadades ocultes als documents Word va poder ser possible reconstruir els passos que havia seguit un document per diversos organismes del Govern britànic i així es va poder demostrar la falsificació de les dades relatives a l’armament de les quals disposava l’Iraq.

Res d’això ha canviat al Word 2003. Les metadades continuen existint i permeten saber la història de versions d’un document, els comentaris, dades personals dels usuaris que han editat el document, text ocult, etc. Això fa que, com a norma general, no sigui aconsellable publicar documents Word a Internet. Microsoft disposa d’una nota tècnica que explica com reduir la informació oculta inclosa dins els documents de Word, instruccions que haurem de seguir en el cas que es decideixi publicar un document Word a l’abast del públic.

Pel que fa a la seguretat, l’aplicació més crítica de totes és, sens dubte, l’Outlook 2003, ja que en principi és l’única dissenyada per connectar directament amb Internet. Donada aquesta condició, Microsoft hi ha posat un esforç addicional per a millorar-ne la seguretat i d’aquesta forma prevenir incidents de seguretat provocats per cucs i virus, tal com ha succeït en el passat. La seva popularitat fa que sigui víctima, sovint, de cucs especialment dissenyats per a aprofitar-se de problemes específics d’aquest programa.

Les novetats de seguretat i privadesa de l’Outlook més destacades són la inclusió d’un sistema de filtrat per a detectar el correu brossa. Aquesta funció de detecció està basada en una tecnologia propietària de Microsoft, que va ser inicialment activada al servei online MSN.

Per tal d’accedir a aquest filtre, cal anar al menú Opcions i escollir l’opció “Correu brossa”. Aquí podem escollir fins a quatre nivells diferents de protecció: Cap protecció, que desactiva el filtre; Baixa, que només detectarà els missatges brossa més evidents; Alta, que serà capaç de detectar gairebé qualsevol missatge brossa però amb el risc de que algun missatge legítim també sigui capturat. Finalment hi ha l’opció de llistes de confiança, el sistema més restrictiu que només permet la recepció de missatges des d’adreces dels dominis indicats com de confiança.

L’usuari, a més, té l’opció d’indicar quina acció s’ha de fer amb els missatges indicats com a brossa: esborrar-los o bé moure’ls a una carpeta especial de correu brossa.

Missatges HTML, no gràcies

Un altre canvi d’importància i que farà augmentar la seguretat és que, finalment, l’Outlook 2003 no visualitzarà les imatges incloses als missatges HTML. Aquest petit canvi és realment molt important, ja que sovint els missatges de correu brossa en format HTML portaven incloses unes imatges residents a servidors remots, la qual cosa permetia als remitents de correu brossa saber quins usuaris obrien els missatges.

Fitxers associats: cap canvi significatiu

Un altre aspecte en el que, en principi no es veu cap millora significativa, és el mètode utilitzat per tal de blocar determinats tipus de fitxers inclosos als fitxers associats als missatges. Per desgràcia, continua sent igual de dolent que a les versions anteriors i permet saltar-se fàcilment la protecció. Això fa preveure que els cucs de distribució massiva associats a missatges continuaran existint durant els propers mesos.

Control de la informació

Com ja hem indicat més amunt, l’Office inclou la tecnologia IRM (Information Rights Management) que permet aplicar uns criteris d’accés als documents crets amb les aplicacions de l’Office. Això també inclou els missatges enviats des de l’Outlook. D’aquesta manera, quan s’envia un missatge es poden aplicar restriccions per tal que persones no autoritzades el puguin llegir, o bé impedir-ne la impressió o el reenviament a altres adreces. Una altra possibilitat és la d’establir una data límit de validesa d’un missatge, passada la qual no serà possible visualitzar-ne el contingut. El missatge, a efectes pràctics, s’haurà autodestruït.

És important indicar que IRM no és pròpiament un sistema de protecció de la informació basat en el xifrat, sinó que més aviat es basa en la inclusió de marques d’aigua als documents que permeten identificar-los i aplicar-hi les polítiques d’accés, fluxe de la informació i retenció. IRM està implementat al Word, l’Excel, el PowerPoint i l’Outlook.

A més, cal indicar que IRM requereix la presència de Windows 2003 Server a la xarxa, ja que necessita Windows Rights Management que només està disponible per a aquesta plataforma. Aquells usuaris que hagin de treballar amb documents protegits i no disposin de l’Office 2003, podran accedir als documents amb l’Internet Explorer 6.0 (instal·lant-hi un connector especial).

Correctors de català

Tradicionalment la correcció de català ha estat un problema per als usuaris de Microsoft Office. Ni l’Office 95 ni l’Office 97 incloïen eines de correcció de català, i l’única forma d’obtenir-lo era comprar els Proofing Tools, un producte separat amb totes les eines de correcció disponibles per a Office, encaria encara més la utilització d’Office per a un usuari catalanoparlant. La majoria dels usuaris, però, miraven d’aconseguir il·legalment els fitxers necessaris, copiant-los manualment al directori d’instal·lació. Tanmateix, la correcció era ortogràfica i no pas gramatical, i si es volia aquesta segona, s’havia de comprar un corrector a part, encarint encara més la utilització d’aquest paquet ofimàtic.

Amb l’Office 2000 i el posterior Office XP, tots dos en la versió per a Espanya, ja s’incloïen amb el CD les eines de correcció de català, encara que la majoria d’usuaris ho desconeixen. A més a més, durant el procés d’instal·lació estàndard no s’instal·la la correcció de català, si no és que es tria una instal·lació personalitzada, cercant manualment els fitxers d’instal·lació del corrector. Això crea nombrosos problemes a aquells usuaris que es troben amb una instal·lació estàndard de l’Office 2000/XP al seu ordinador de treball i trien el català com a llengua d’un document, ja que el programa necessita el Cd d’instal·lació per habilitar la correcció, i no cal dir que la majoria de cops no es disposa del programa.

Amb l’Office 2003 treballar en català normalment esdevé molt més fàcil, encara que només obtenim correcció ortogràfica i no pas gramatical.

La manera més fàcil per instal·lar les eines de correcció: pedaç de català.

Tant si ens trobem amb l’Office 2003 ja instal·lat (en l’idioma que sigui), o volem fer una instal·lació estàndard sense haver de tocar les opcions per defecte, a l’instal·lar el pedaç de català, aquest instal·larà el corrector ortogràfic, el separador sil·làbic i el diccionari de sinònims, sense haver de preocupar-nos de res més. Tampoc ens hem de preocupar si hi ha més usuaris a l’ordinador ja que anant a Inicia>Tots els programes>Microsoft Office>Eines de Microsoft Office>Paràmetres de llengua de Microsoft Office 2003, cada usuari pot triar si vol el català o la llengua prèvia de l’Office.

Si per alguna raó hem de desinstal·lar el pedaç, perdrem també aquestes eines.

Trobareu informació addicional sobre la instal·lació de les eines de correcció de català aquí.

Compatibilitat de formats

En les proves que hem realitzat els documents creats amb l’Office 2003 es poden obrir correctament amb versions anteriors d’Office i tenen una compatibilitat semblant respecte l’Open Office que les versions anteriors.

L’Open Office: la principal opció lliure

Pels que no vulgueu assumir el cost de l’Office 2003, no tingueu la plataforma requerida (Windows 2000 o XP) i també volgueu un paquet ofimàtic complet en català podeu provar l’Open Office.

L’Open Office inclou un processador de text, full de càlcul, eines de dibuix, creació de presentacions, gràfiques i edició de fórmules matemàtiques. Tots aquests components estan integrats dins d’una mateixa interfície d’usuari, d’aquesta manera un cop t’has familiaritzat amb una aplicació és molt fàcil utilitzar les altres que ofereix el paquet. A més, aquesta integració permet copiar les dades d’una aplicació a una altra de manera senzilla, per exemple posar un full de càlcul dins d’un document de text. A més a més, és molt important destacar la facilitat que té l’OpenOffice per interactuar amb altres paquets ofimàtics com ara el Microsoft Office i altres aplicacions ofimàtiques en general. L’OpenOffice és capaç de llegir i desar els documents en els formats Word, Excel i PowerPoint, dBase, Lotus 1-2-3 i els formats oberts HTML i RTF, d’aquesta manera no tindrem cap problema per compartir la feina que hem creat amb aquesta aplicació.

L’Open Office és gratuït, i es troba disponible per a totes les versions de Windows, Linux i Solaris. El podeu descarregar en la versió en català des del lloc web del projecte de traducció.

Conclusions

Com aspectes positius de l’Office 2003 cal destacar que per primer cop la versió en català apareix simultàniament amb la versió en altres llengües, el fet que el pedaç es pugui aplicar sobre una instal·lació prèvia d’Office 2003 en qualsevol llengua, i que s’hagi inclòs de sèrie el corrector ortogràfic en català.

En la part negativa, cal mencionar que el pedaç només tradueix els programes Word, Excel, PowerPoint i Outlook; la resta de components (Acces, InfoPaht, Publisher i les Eines de Microsoft Office) no els tradueix, així com tampoc tradueix la documentació en línea del producte.

Finalment, és important destacar que el Microsoft Office 2003 només funciona amb Windows 2000 i XP, s’adreça l’usuari professional i té un PVP recomanat de 660 euros.

Agraïments: Volem agrair a Microsoft Barcelona que ens hagi facilitat una còpia d’avaluació del Microsoft Office 2003 per poder elaborar aquest article. A Emi Miró per la correcció.

Enllaços

Informació addicional sobre la instal·lació de les eines de correcció de català
http://www.softcatala.org/articles/article30_2.htm

Microsoft Office
http://www.microsoft.com/spain/Office/

Microsoft Word posa en ridícul al govern britànic
http://www.quands.info/articles/html/word-metadata.html

Pots confiar amb el teu ordinador?
http://www.softcatala.org/articles/article15.htm

How to Minimize Metadata in Microsoft Word 2003
http://support.microsoft.com/?kbid=825576

How to Minimize Metadata in Microsoft Word 97
http://support.microsoft.com/?kbid=223790

How to Minimize Metadata in Microsoft Word 2000
http://support.microsoft.com/?kbid=237361

Information Rights Management in Office Professional Edition 2003
http://www.microsoft.com/office/editions/prodinfo/technologies/irm.mspx

Information Rights Management in Microsoft Office 2003
http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/office/Office2003/Plan/Of03IRM.asp

Comentaris