Un dels reptes més importants de qualsevol projecte és com fer créixer col·laboradors, és a dir, com assegurar-nos que aquelles persones que vulguin participar tinguin totes les facilitats fer-ho i que es pot créixer el projecte orgànicament. Els obstacles per poder participar en un projecte s’anomenen barreres d’entrada, algunes de les més comunes són:
- Manca d’informació clara de com participar
- Manca d’informació de quines tasques cal realitzar
- La comunitat no delega tasques
- Processos de participació innecessàriament complicats
És important assegurar-nos de no caure en cap d’aquests paranys.
Equips auto-organitzats
Existeixen dos models organitzatius que tradicionalment han funcionat en comunitats lliures: la catedral i el bazar. En el primer hi ha una estructura jeràrquica i en el segon comunitats auto-organitzades. Aquest segon model és també el que s’ha imposat en equips de desenvolupament de programari que segueixen les filosofies d’organització àgil.
Sovint cal una persona que lideri una iniciativa, per exemple, que engresqui a tothom per exemple a arribar a temps a entregar unes traduccions abans d’una data, però l’objectiu final hauria de ser aconseguir equips auto-organitzats. Aquests són més resistents als canvis d’un únic membre i tenen un sistema de decisió habitualment més consensuat.
Delegació
Sovint ens trobem en la situació on hem estat desenvolupant una tasca durant un cert temps. Aquesta tasca normalment la coneixem molt bé i sovint se’ns planteja l’escenari on podem delegar la tasca per nosaltres poder-nos focalitzar en noves tasques que requereixen més complexitat. La delegació representa una oportunitat per fer cedir una responsabilitat que havíem assumit a un altre persona perquè ell la continuï.
Abans de delegar una tasca cal:
- Entendre si aquella persona en qui la delegarem té interès en la tasca
- Si està clar l’objectiu de la tasca
- Si està clar quin esforç representa i quan pot estar realitzada
- Assegurar-nos quin coneixement necessitarà la persona
- Assegurar-nos que tindrà els recursos i recolzaments necessaris
Un dels aspectes més importants per garantir l’èxit de la delegació és assegurar-nos que donem el recolzament necessari a la persona per realitzar amb èxit la tasca i que periòdicament establim punts de contacte per assegurar-nos que tot va com s’havia previst i si aquesta persona li cal més ajuda.
Mentoria
La mentoria és un mètode de formació i desenvolupament en què una persona amb experiència transmet els seus coneixements a una altra persona menys experimentada de la mateixa organització i l’orienta en la feina diària.
Molt sovint és important donar recomanacions sobre com enfocaríem o executaríem una tasca basat-nos en la nostra experiència per tal de que una persona menys experimentada vagi adquirint el coneixement.
Per exemple, un traductor poc experimentat realitza una traducció i una persona amb més experiència la revisa (corrector). El corrector pot fer la correcció i enviar-la al traductor o una llista de traducció. S’haurà assolit l’objectiu de millorar la traducció però el traductor haurà après poc. En comptes, fent mentoria, seria molt convenient enviar un missatge al traductor explicant les errades que el corrector ha vist, explicar la motivació de la correcció, i delegar la implementació de les mateixes al traductor.
Coaching
El coaching es basa en ajudar altres a trobar la manera d’assolir un objectiu amb èxit. A diferencia de la mentoria, on recomanem una solució (és prescriptiva), en el coaching intentem ajudar a la persona amb menys experiència a trobar una solució. Normalment aquest procés es realitza utilitzant preguntes que ajudin a l’interlocutor a trobar una resposta per ell mateix.
Per exemple, imagineu-vos que hi ha una persona que comenta en una llista de correu que és impossible del tot publicar una versió d’un programa perquè no hi ha prou temps. La persona fent coaching podria fer algunes de les següents preguntes: existeix algun llistat de les tasques a fer? Hi ha algú que podria ajudar en alguna d’aquestes tasques? Hi ha cap tasca que penseu es podria fer en una versió posterior? etc
La tècnica del coaching requereix també molta experiència però és molt més útil quan algú pot trobar la solució i aquesta no és prescriu.
Reconeixement
El reconeixement és clau en els processos de col·laboració. Sovint és una de les motivacions per les quals els col·laboradors participen a un projecte. Llavors, reconèixer públicament la tasca d’algú, celebrar l’èxit d’una iniciativa, o simplement agrair l’esforç a algú són coses força importants.