|
|
|
(versió per imprimir) |
És el document amb què habitualment es demana la presencia dalgú en un lloc i en una data i una hora determinats perquè participi en una reunió. Té un to formal i una estructura fixa.
Mida del full: ISO A4 o ISO A5.
| Emissor: |
1a persona del singular: (tractament
preferent): us convoco, em plau, al meu
despatx. 1a persona del plural (tractament secundari): us convoquem, ens plau, la nostra secretaria. |
| Receptor | 2a persona del plural: assistiu, us convoco, la vostra assistència. |
1.1. Nom de la
reunió
Si escau, identificació de lòrgan col·legiat
i del caràcter de la sessió (ordinari o extraordinari).
Com a informació addicional, shi poden explicitar
lautoritat, la disposició o lacord que estableixen
la convocatòria.
Us convoco a la pròxima
sessió de la Junta de Govern [...]
Per indicació de la presidenta, us convoco a la sessió
constitutiva de la Comissió de [...]
Em plau convocar-vos a una reunió per a tractar de [...]
Per encàrrec del president, em plau convocar-vos a la sessió
extraordinària del Consell [...]
Atès el que disposa el reglament daquesta facultat,
us convoco a la sessió ordinària de la Junta de
Facultat [...]
1.2. Dia, hora
i lloc de la reunió
Dia: 3 dabril de
2000
Hora: 17
Lloc: sala dactes del Rectorat
1.3. Ordre
del dia
Els punts de lordre del dia solen numerar-se. El primer
i els dos últims acostumen a ser:
1. Lectura i aprovació
de lacta de la sessió anterior.
[...]
7. Assumptes de tràmit.
8. Torn obert de paraules.
En el primer punt de lordre
del dia també es pot afegir si escau, entre comes,
darrere daprovació.
Càrrec (secretari o president si es tracta dun òrgan col·legiat), precedit de larticle corresponent.
Signatura
Nom i cognoms
Per exemple:
El secretari
[Signatura]
Lluís Carner i Olban
La població i la data se separen amb una coma. El dia i lany sescriuen amb xifres; cl mes, amb lletres. No hi ha dhaver punt final.
Bellaterra
(Cerdanyola del Vallès), 13 de novembre de 1999
4. Anotacions finals (si escau)
Shi indiquen les normes de procediment aplicables. Pot incloure la referència a una segona convocatòria o a possibles annexos.
Pot expressar-se de dues formes
distintes:
a) nom i cognoms del destinatari
b) càrrec del destinatari (quan sel convoca pel càrrec
que té)
Les parts de què es compon i els canvis respecte de lestructura 1 són els següents:
1. Destinació
Pot expressar-se
de dues formes distintes:
a) nom i cognoms del destinatari
b) càrrec del destinatari (quan sel convoca pel càrrec
que té)
Si el destinatari ha de rebre la convocatòria per correu, cal afegir-hi:
Organisme (si
escau)
Carrer [plaça, avinguda, etc.], número i pis
Codi postal i població
Comarca o país (si escau)
2. Salutació (opcional)
Senyor, o Senyora,
3. Nucli del text
3.1. Nom, dia,
hora i lloc de la reunió
En un únic paràgraf es detallen el nom de la reunió
i el dia, lhora i el lloc en què es farà.
(Vegeu lapartat
1.1 de lestructura 1.)
Us convoco a la sessió extraordinària del Consell Social que tindrà lloc el propvinent 20 de maig, a les 8 del vespre, a la sala de juntes daquest consell.
3.2. Ordre del dia
4. Comiat (opcional)
Atentament,
Ben atentament,
5. Signatura
6. Datació
7. Anotacions
finals
(si escau)
Convé evitar de fer les convocatòries mitjançant impresos de saluda. Com a alternativa es pot utilitzar paper de carta de mida ISO A5.
En les convocatòries cal evitar lús del verb celebrar, que es reserva per a les festivitats, les commemoracions i els aniversaris. Les reunions es fan, són, tenen lloc, no se celebren.
En làmbit universitari convé evitar, com a darrer punt de lordre del dia duna convocatòria, la fórmula Precs i preguntes, reservada només a les corporacions municipals. Se nha de dir Torn obert de paraules.
Vegeu també lapartat
Remarques de La
carta.