Apartat d'assessoramentÍndex del recull de documents administratius

La convocatòria de reunió  Aconseguiu La convocatòria de reunió en format PDF

(versió per imprimir) 

És el document amb què habitualment es demana la presencia d’algú en un lloc i en una data i una hora determinats perquè participi en una reunió. Té un to formal i una estructura fixa.

Mida del full: ISO A4 o ISO A5.



Tractament personal

Emissor: 1a persona del singular: (tractament preferent): us convoco, em plau, al meu despatx.
1a persona del plural (tractament secundari): us convoquem, ens plau, la nostra secretaria.
Receptor 2a persona del plural: assistiu, us convoco, la vostra assistència.

 


Estructura i fraseologia


Estructura 1


1. Nucli del text

1.1. Nom de la reunió

Si escau, identificació de l’òrgan col·legiat i del caràcter de la sessió (ordinari o extraordinari). Com a informació addicional, s’hi poden explicitar l’autoritat, la disposició o l’acord que estableixen la convocatòria.

Us convoco a la pròxima sessió de la Junta de Govern [...]
Per indicació de la presidenta, us convoco a la sessió constitutiva de la Comissió de [...]
Em plau convocar-vos a una reunió per a tractar de [...]
Per encàrrec del president, em plau convocar-vos a la sessió extraordinària del Consell [...]
Atès el que disposa el reglament d’aquesta facultat, us convoco a la sessió ordinària de la Junta de Facultat [...]

1.2. Dia, hora i lloc de la reunió

Dia: 3 d‘abril de 2000
Hora: 17
Lloc: sala d’actes del Rectorat


1.3. Ordre del dia

Els punts de l’ordre del dia solen numerar-se. El primer i els dos últims acostumen a ser:

1. Lectura i aprovació de l‘acta de la sessió anterior.
[...]
7. Assumptes de tràmit.
8. Torn obert de paraules.

En el primer punt de l’ordre del dia també es pot afegir si escau, entre comes, darrere d’aprovació.



2. Signatura

Càrrec (secretari o president si es tracta d’un òrgan col·legiat), precedit de l’article corresponent.

Signatura
Nom i cognoms

Per exemple:

El secretari

[Signatura]
Lluís Carner i Olban


3. Datació

La població i la data se separen amb una coma. El dia i l’any s’escriuen amb xifres; cl mes, amb lletres. No hi ha d’haver punt final.

Bellaterra (Cerdanyola del Vallès), 13 de novembre de 1999



4. Anotacions finals (si escau)

S’hi indiquen les normes de procediment aplicables. Pot incloure la referència a una segona convocatòria o a possibles annexos.

 


5. Destinació

Pot expressar-se de dues formes distintes:
a) nom i cognoms del destinatari
b) càrrec del destinatari (quan se’l convoca pel càrrec que té)

 


Estructura 2

Les parts de què es compon i els canvis respecte de l’estructura 1 són els següents:

1. Destinació

Pot expressar-se de dues formes distintes:
a) nom i cognoms del destinatari
b) càrrec del destinatari (quan se’l convoca pel càrrec que té)

Si el destinatari ha de rebre la convocatòria per correu, cal afegir-hi:

Organisme (si escau)
Carrer [plaça, avinguda, etc.], número i pis
Codi postal i població
Comarca o país (si escau)

2. Salutació (opcional)

Senyor, o Senyora,

3. Nucli del text

3.1. Nom, dia, hora i lloc de la reunió
En un únic paràgraf es detallen el nom de la reunió i el dia, l’hora i el lloc en què es farà. (
Vegeu l’apartat 1.1 de l’estructura 1.)

Us convoco a la sessió extraordinària del Consell Social que tindrà lloc el propvinent 20 de maig, a les 8 del vespre, a la sala de juntes d’aquest consell.

3.2. Ordre del dia

4. Comiat (opcional)

Atentament,
Ben atentament,

5. Signatura

6. Datació

7. Anotacions finals (si escau)

 

Remarques

Convé evitar de fer les convocatòries mitjançant impresos de saluda. Com a alternativa es pot utilitzar paper de carta de mida ISO A5.

En les convocatòries cal evitar l’ús del verb celebrar, que es reserva per a les festivitats, les commemoracions i els aniversaris. Les reunions es fan, són, tenen lloc, no se celebren.

En l’àmbit universitari convé evitar, com a darrer punt de l’ordre del dia d’una convocatòria, la fórmula Precs i preguntes, reservada només a les corporacions municipals. Se n’ha de dir Torn obert de paraules.

Vegeu també l’apartat Remarques de La carta.

 

Esquema de la convocatòria (estructura 1)