En primer lloc, cal tenir en compte que les presentacions o les exposicions orals pretenen obtenir una rendibilitat acadèmica. Com a comunicació oral, és convenient atendre les característiques que la distingeixen de les comunicacions escrites i, per damunt de tot, la utilitat i l'eficàcia de la informació que es transmet als receptors.
En general, les presentacions orals transmeten els resultats d'un treball de recerca. En altres ocasions, i sobretot en l'àmbit acadèmic, les exposicions orals són treballs d'alguna assignatura. La informació que s'hi transmet forma part del contingut de la matèria i, alhora, està subjecte a una avaluació. En un sentit o en l'altre, sempre cal organitzar l'exposició atenent les persones a qui s'adreça perquè poden determinar i fins i tot modificar el contingut i el format de l'exposició. Per això, és molt important que l'emissor prepari a consciència els preliminars de qualsevol comunicació oral.
A més, una de les regles bàsiques
de la comunicació oral recomana dir en lloc de llegir. Per tant,
cal evitar llegir en veu alta l'escrit tot i haver-lo escrit pensant que
hauria de ser llegit.
L'estructura bàsica d'una presentació
cal que se cenyeixi als punts següents:
1. Dir què es dirà.
2. Dir-ho.
3. Dir què s'ha dit.
Preliminars
Totes les preguntes que apareixen a continuació
responen a la voluntat de facilitar l'organització i preparació
d'una presentació o exposició orals. A més dels aspectes
de context, es presenten altres preguntes associades al temps,
l'espai, el contingut i els suports.
a) Hi ha prevista cap presentació
formal abans de començar l'exposició?
b) Quin interès pot despertar
la presentació? Puc despertar-lo de cap manera?
c) Quina finalitat es persegueix:
convèncer, entretenir, informar, argumentar?
d) Hi ha res d'original o singular
que es pugui destacar en la presentació?
e) Amb quins exemples, anècdotes,
experiències, etc. es podria il·lustrar el contingut?
f) És convenient formular algunes
preguntes a l'auditori?
g) Amb quin ordre convé presentar
la informació?
h) Està previst obrir un torn
de paraules en finalitzar l'exposició?
i) Hi ha res que es pugui fer per a convidar
a fer preguntes després de l'exposició?
j) Hi ha altres persones que hagin
de parlar abans o després?
Temps
a) Quant de temps s'ha destinat a
l'exposició?
b) Quant de temps es necessita per a transmetre
la informació que es té preparada?
c) Quanta estona caldria dedicar a cadascuna
de les parts (introducció, desenvolupament, conclusió) en relació
amb el temps dedicat a l'exposició?
d) Quins moments de relaxació
poden introduir-se en el discurs? Mitjançant algun exemple? Explicant
alguna anècdota o alguna experiència personal?
Espai
a) Com és l'aula?
b) Es pot reorganitzar la distribució
espacial de la sala?
c) Està previst que l'orador
pugui moure's per l'espai? Com es pot afavorir o evitar el moviment de
l'orador?
d) Hi haurà a disposició
cap suport: pissarra, retroprojector, diapositives...?
Contingut
a) Quina informació cal transmetre?
Puc obviar-ne cap? N'hi ha cap de molt rellevant?
b) Quines són les idees (tres
o poques més) que interessaria destacar?
c) Quines idees bàsiques han
de treure els receptors de la presentació?
Suports
És clar que allò que ha de prevaldre en una presentació
oral és la relació entre l'emissor i el(s) receptor(s). Aquesta
relació ha de ser més eficaç que la que podria representar
la lectura del text escrit de la presentació. Per això, cal fomentar
i facilitar l'atenció i la disponibilitat d'escolta dels receptors i
repartir el menor nombre de fotocòpies amb la informació que es
pugui considerar imprescindible.
En el mateix sentit, l'abús de transparències sovint dificulta
l'exposició oral. Les transparències han d'obeir els criteris
d'economia, llegibilitat i rellevància de la informació. Cal pensar
que l'emissor ha de mantenir l'atenció de l'auditori i no fer-lo dependre
dels suports que puguem tenir a l'abast. Cal admetre que en una comunicació
ha de ser més eficaç la paraula que els documents escrits que
es puguin repartir, que només poden ser un suport.