Una frase correspon a una idea. Convé tenir present que es facilita la lectura si les frases no superen les 25 paraules, aproximadament. A més, però, sabent que l'ordre neutre de la frase és "alguns complements circumstancials, subjecte, verb i complements", hi ha un altre tipus d'informacions que convé tenir en compte a l'hora de redactar frases.
a) Afavorir la frase positiva i evitar els detalls excessius perquè poden confondre el receptor. La frase positiva destaca allò favorable i, a més de donar una informació més completa, produeix un efecte millor i per tant condueix a una relació més harmònica amb el possible receptor.
| On escrivim... | Podríem escriure... |
| No hem acabat la feina. | Demà acabarem la feina. |
| Els llibres no s'ordenen alfabèticament. | Els llibres s'ordenen temàticament. |
b) Preferir la veu activa a la passiva perquè es considera més viva, més directa, revela més informació i destaca allò positiu en contra de la passiva, que és menys directa, conté menys informació, és més llarga, tot i que a vegades és una solució adequada.
| On escrivim... | Podríem escriure... |
| Les dades han estat transcrites pels becaris.... | Els becaris han transcrit les dades... |
| Han estat consultades les investigacions... | S'han consultat les investigacions... |
c) Respectar l'ordre de la frase i deixar actuar els actors. Transgredir l'ordre neutre de la frase dificulta la lectura. A més, convé col·locar la informació important al principi o bé al final de la frase. Si es col·loca al mig, es perd eficàcia.
| On escrivim... | Podríem escriure... |
| Un orador pot accentuar alguna paraula o idea, si vol destacar-les, fent servir un to de veu diferent i l'èmfasi serà escoltat per l'audiència. Però, en l'escrit, l'èmfasi ha de ser vist. | Si un orador vol destacar alguna paraula o idea, pot accentuar-la fent servir un to de veu diferent i l'audiència escoltarà l'èmfasi. Però, en l'escrit, l'èmfasi s'ha de veure. |
d) Utilitzar frases curtes, preferiblement simples, i evitar les oracions equívoques. El lector confia més en l'autor disposat a comprometre's.
| On escrivim... | Podríem escriure... |
| Podria dir-se que l'experiència va ser un èxit. | Crec que l'experiència va ser un èxit. |
| L'objectiu és intentar aconseguir... | L'objectiu és aconseguir... |
| Voldríem garantir el resultat final. | Garantim el resultat final. |