Algunes teories apunten que la comunicació no existeix fins que un receptor no dóna significat a un missatge. En aquest sentit, convé assegurar que la informació arribi sense interferències al receptor atenent les circumstàcies que condicionen la llegibilitat i la comprensibilitat.
Per tal d'adequar el tema, la finalitat i el to als possibles receptors a qui s'adreça la comunicació, convé radiografiar, prèviament, l'auditori. Les preguntes següents tenen la finalitat d'analitzar la situació, tant oral com escrita.
a) En una comunicació oral:
A quina hora comença la xerrada?
Coincideix la meva xerrada amb cap altre acte semblant?
Quines poden ser les àrees de comú acord entre el públic
i jo?
Convé que conegui les creences religioses, polítiques, econòmiques...
dels assistents?
Què pensa el públic sobre el tema de la meva xerrada?
Quanta gent s'espera?
Quanta estona hauré de parlar?
He de cenyir-me al tema que m'han demanat o puc canviar-lo?
He de parlar de "tu", de "vostè", de "vosaltres"...?
He de ser més racional que emotiu?
On es farà la xerrada?
En quina llengua he de parlar?
Hi haurà alguna persona especialment perillosa? Per què?
Hi haurà autoritats? Quin tractament reben? Quin és l'ordre protocol·lari
de salutació?
Hi ha debat posterior? Vull rebre preguntes? Què puc fer per provocar-les?
Hi ha altres oradors?
Quant temps tinc per preparar-me la xerrada?
M'interessa fer aquesta xerrada? Si no m'interessa, puc evitar-la?
Els assistents paguen per assistir-hi?
Per què m'han escollit a mi?
Per què es fa la conferència?
El públic pot tenir algun prejudici a favor o en contra meu?
Quin aforament té la sala?
Quins temes poden ofendre l'auditori, ser tabú o ferir la sensibilitat?
Què sé que pot esperar el públic de la meva xerrada?
Quin grau de formalitat he d'utilitzar?
Quina publicitat s'ha donat de l'acte?
He de parlar en nom d'alguna institució? Ho he de fer a títol
personal?
Tindré a disposició algun mitjà tecnològic?
Tinc res interessant per dir sobre el tema?
El públic ve per obligació?
Si no vull rebre preguntes, tinc previst com puc evitar-les?
Hi ha cap acord o tret comú entre els assistents?
b) En una comunicació escrita
A qui adreço l'escrit?
En quin format apareixerà: revista, llibre, ciclostilat...?
Quina difusió tindrà el text?
Quin tipus de text he d'escriure?
Què sé que sap el lector sobre el tema de l'escrit?
Quina llargada haurà de tenir?
En quina llengua he d'escriure?
Què puc aportar de nou al que s'ha dit fins ara sobre el tema?
Quant temps tinc per escriure el text?
Què sé que pot esperar el lector del meu escrit?
He d'escriure en nom d'alguna institució? Ho he de fer a títol
personal?
Tinc res interessant per dir sobre el tema?
Com ordenaré la informació?